Elementele unei foi de calcul

Elementele unei foi de calcul

Excel este cel mai puternic produs software destinat foilor de calcul.

Lansarea în execuţie a acestei aplicaţii de calcul tabelar se poate face fie prin calea: Start→Programs→Excel fie executând dublu-clic pe icon-ul asociat aplicaţiei.

Elementele ferestrei Excel sunt:

1.     bara  de titlu cu numele agendei de lucru;

2.     bara de meniuri;

3.     bara de unelte standard;

4.     bara cu unelte de formatare;

5.     anteturi de linie;

6.     anteturi de coloane;

7.     celule;

8.     foi de calcul (sheet);

9.     bara de formule;

10.  caseta cu identificatorul celulei etc.

î

I. Prezentarea mecanismului de lucru cu celule şi referinţe

În spaţiul de lucru este deschis un registru de lucru (workbook). Registrul de lucru conţine mai multe foi de calcul (sheet). La un moment dat una singură din acele foi de calcul este activă (cea în care sunt introduse şi editate datele). Spaţiul de lucru al foii este împărţit în rânduri şi coloane: coloanele sunt etichetate cu litere iar rândurile cu cifre.

La intersecţia unui rând (row) cu o coloană (column) se găseşte o zonă de editare numită celulă (cell). La un moment dat o singură celulă este activă (cea în care introduceţi o valoare sau o formulă etc.). Celula activă este evidenţiată cu un dreptunghi – este celula selectată. Fiecare celulă are o adresă ce provine de la coloana şi linia ce o generează. Adresa celulei active (referinţa celulei) este scrisă în caseta cu identificatorul celulei. Informaţiile conţinute de o celulă pot fi: valori numerice, text sau formule.

Mai multe celule selectate formează un domeniu. O adresă de domeniu este reprezentată de adresele primei şi ultimei celule din domeniu separate  prin semnul: (două puncte).

Selectarea unui domeniu

Selectarea unui domeniu se poate face cu mouse-ul sau cu tastatura. Selectarea cu mouse-ul:

-    a unei linii se face executând clic pe antetul (numărul) liniei respective;

-    a unei coloane se face executând clic pe antetul (litera) coloanei respective;

-    a unui domeniu dreptunghiular se face executând clic cu butonul stânga al mouse-ului în prima celulă a domeniului, apoi, ţinând butonul apăsat , se trage cursorul peste ultima celulă;

-    a întregii foi de calcul se face executând clic pe butonulSelect All, aflat la intersecţia antetului de coloane cu antetul de rânduri.

Selectarea cu tastatura se face cu ajutorul tastelor cu săgeţi şi menţinând apăsată tasta Shift.

Deplasarea în foaia de calcul

Deplasarea în foaia de calcul se poate face cu  mouse-ul sau cu tastatura.

Cu mouse-ul ne putem deplasa utilizând barele de derulare pe verticală şi pe orizontală, la fel ca în Microsoft Word.

Deplasarea cu ajutorul tastaturii:

Taste	Deplasare
↑, ↓, →, ←,	cu o celulă în direcţia săgeţii
Ctrl + ↑ sau Ctrl +↓	la începutul, respectiv la sfârşitul zonei de date (zona foii de calcul care conţine date)
Ctrl + → sau Ctrl + ←	la ultima celulă din dreapta, respectiv din stânga din zona de date
PageUp	cu un ecran în sus
PageDown	cu un ecran în jos
Home	la cea mai din stânga celulă a rândului
Ctrl + Home	la colţul din stânga sus al foii de calcul
Ctrl + End	la colţul din dreapta jos al foii de calcul
End + tastă cu săgeată	la următoarea celulă goală în sensul săgeţii, dacă celula activă este goală, sau la următoarea celulă cu date, în sensul săgeţii, dacă celula activă conţine date
End + Enter	în ultima coloană a rândului

 

II. Crearea, deschiderea, închiderea, salvarea, listarea, vizualizarea foilor de calcul

Crearea

Un nou caiet (foaie de calcul) se obţine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul caiet creat.

Acelaşi efect se obţine prin acţionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, având imaginea .

Pentru crearea unui tabel în Excel este bine ca liniile să se numeroteze iar coloanele să fie denumite – chiar dacă acestea sunt numerotate şi denumite. Denumirea coloanelor formeazăcapul de tabel.

 

Deschiderea / Închiderea

Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniulFile. Dialogul afişat este similar celui de deschidere a unui document în altă aplicaţie Office 97 (sau aplicaţie Windows, în general). Comanda poate fi dată şi prin unealta figurată prin .

Un caiet în care nu se mai lucrează se va închide pentru a salva resurse ale sistemului. Închiderea se realizează prin comanda Close din meniul File. Dacă de la ultima salvare a caietului s‑au mai făcut modificări în caiet, este afişat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvării acestor modificări.

Terminarea aplicaţiei Excel (prin comanda Exit din meniulFile) determină închiderea tuturor caietelor deschise, cu eventuala salvare decisă de utilizator.

Salvarea

Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, sau de acţionarea uneltei Save figurată prin iconiţa . În cazul în care se doreşte salvarea sub un alt nume sau un alt format  se selectează dialogul de la Save As… .Aceeaşi opţiune se selectează şi la prima salvare a documentului Excel.

Listarea

Înainte de  a lista foaia de calcul există posibilitatea de a avea imaginea completă a foii fiind permise modificarea marginilor hârtiei. Comanda utilizată în acest sens este Print Preview din meniul File sau unealta sinonimă.

Se pot utiliza anteturi şi picioare de pagină predefinite de mediul Excel (cu informaţiile uzuale: numărul paginii, titlul foii de calcul, data etc.) sau se pot crea anteturi / subsoluri personale, deşi trebuie precizat că formatarea acestora nu se poate efectua la nivelul documentelor Word. Aceasta se obţine prin succesiunea de comenzi File – Page Stup – fişa Header / Footer sau urmând calea View – Header and Footer… .

Dacă  dorim să listăm doar o anumită porţiune din foaia de calcul vom selecta acea zonă  după care vom selecta  File – Print Area – Set Print Area.

Operaţiunea premergătoare celei de tipărire efectivă este aceea de stabilire a dimensiunii şi orientării hârtiei utilizate. Aceasta se obţine selectând din meniul File opţiunea Page Setup.

După ce documentul a fost completat şi s‑au parcurs etapele de definitivare a aspectului documentului tipărit, comanda care trimite comanda imprimatei este Print… din meniul File.

 

III. Formatarea celulelor şi a documentului

Autoformat – formatare rapidă

Orice document trebuie adus într-o formă grafică plăcută scoţând în evidenţă elementele importante. Cea mai rapidă cale de formatare urmează paşii:

-    se selectează domeniul ce urmează a fi formatat;

-    se selectează opţiunea Autoformat… din meniul Format;

-    din fereastra de dialog care apare se selectează formatul dorit.

 

Formatarea celulelor

Cel mai simplu mod de a formata celulele unei foi de calcul constă în utilizarea butoanelor de pe bara de Formatting. Această bară este asemănătoare în mare parte cu cea din Microsoft Word având în plus butoanele pentru formatări pentru valori numerice.

Pentru o formatare avansată utilizăm opţiunea Cells… din meniul Format. În această casetă de dialog vom stabili:

-    categoria de formate de numere, în secţiunea Number;

-    alinierea şi orientarea textului, în secţiunea Alignment;

-    caracteristicile fontului, în secţiunea Font;

-    tipul de linii al chenarelor, în secţiunea Border;

-    culoarea de fundal a celulelor, în secţiunea Patterns etc.

IV. Utilizarea formulelor şi sortarea datelor

Formule

Pentru efectuarea calculelor, Excel utilizează formule. Programul recunoaşte drept formulă orice expresie care începe cu semnul =.

Operatorii pot fi aritmetici (+, -, *, /, ), de comparaţie (=, >, <, >=, <=, <>), de adresare (operatorul de domeniu: —  două puncte şi operatorul reuniune , — virgula)

În operaţiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:

-    direct — este cazul tuturor operanzilor şi singurul mod permis pentru constante;

-    dinamic — este cazul referinţelor la celule (domenii de celule); dacă în locul rezervat unei referinţe se efectuează un click în celula referită (sau se selectează domeniul necesar), atunci referinţa este trecută automat în formula, după care formula poate fi continuată în mod uzual; o selecţie similară se poate efectua prin acţionarea tastelor direcţionale;

-    inserarea unei funcţii – prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se inserează valoarea unei funcţii. Funcţia este o  formulă complexă predefinită ce poate avea drept argumente valori numerice, text, adrese de celule sau domenii, constante, formule, alte funcţii. Exemple de funcţii:

-       MAX() – returnează argumentul cu valoarea maximă;

-       MIN() – returnează argumentul cu valoarea minimă;

-       AVERGE() – returnează media aritmetică a argumentelor;

-       SUM() – returnează suma argumentelor;

-       COUNT() – returnează numărul argumentelor etc.

Sortarea datelor

De cele mai multe ori, o prelucrare de date presupune cel puţin o ordonare a lor , după un anumit criteriu (ordonare alfabetică sau crescătoare). Pentru a ordona o listă se procedează în felul următor:

-    se selectează domeniul care va fi ordonat;

-    din meniul Data se selectează opţiunea Sort…; în fereastra de dialog care apare se specifică: criteriul principal de sortare în secţiunea Sort by, dacă un singur criteriu este insuficient (exemplu la sortarea după nume există două persoane cu acelaşi nume) se pot specifica şi două  criterii secundare de sortare în secţiunea Then by. Pentru fiecare criteriu de sortare se alege ordinea de sortare care poate fi Ascendingsau Descending.  Tot în această casetă de dialog se specifică dacă domeniul selectat are sau nu cap de tabel;

-    în listele ascunse Sort by şi Then by sunt indicate coloanele din capul de tabel după care se poate face sortarea;

-    se acţionează butonul OK.

V. Grafice

Informaţiile numerice dintr-o foaie de calcul pot fi reprezentate sub formă de grafice sau diagrame. Majoritatea diagramelor se reprezintă două axe: una verticală (Y) şi una orizontală (X), sub diferite forme.

Pentru crearea unei diagrame se efectuează următorii paşi:

-    se selectează domeniul pe care se va construi graficul;

-    se selectează butonul Chart Wizard de pe bara de butoane standard sau se selectează opţiunea Chart… din meniul Insert;

-    din fereastra de dialog care apare se selectează tipul şi subtipul diagramei (Culumn, Bar, Pie, Area, Radar, Bubbleetc);

-    se trece la următoarea etapă prin acţionarea butonului de comandă Next >;

-    se indică adresa domeniului de unde sunt preluate datele (Values) şi se atribuie nume seriilor de date (Series);

-    se trece la următoarea etapă prin acţionarea butonului de comandă Next >;

-    în etapa a treia se pot stabili elemente suplimentare ce vor apărea în diagramă cum ar fi: titlul diagramei şi denumirile axelor (în secţiunea Titles), legenda diagramei (Legend) etc;

-    se trece la următoarea etapă prin acţionarea butonului de comandă Next >;

-    se selectează locul în care va apare diagrama: într-o nouă foaie de calcul a aceleiaşi agende (As new sheet) sau în aceeaşi foaie de calcul (As object in) sugerând şi numele acestora;

-    se acţionează butonul de comandă Finish.